Feasibility Analysis Aplikasi Kepegawaian (SIMPEG)
Apa Itu Aplikasi Kepegawaian ?
Aplikasi kepegawaian adalah sebuah sistem untuk pengelolaan data dan kegiatan kepegawaian pada sebuah instansi, misalnya saja pada instansi Sekolah, instansi Pemerintahan dan lain sebagainya. Program aplikasi Aplikasi kepegawaian bisa dibuat dengan berbasis Desktop juga bisa dibuat berbasis web (web base).
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (Simpeg) merupakan suatu aplikasi kepegawaian yang berfungsi untuk mengelola data, manajemen dan administrasi kepegawaian sebuah instansi, perguruan tinggi ataupun perusahaaan. Aplikasi kepegawaian menjadi solusi tepat bagi sebuah instansi, perusahaaan ataupun perguruan tinggi dalam mengatasi masalah manajemen kepegawaian.
Simpeg atau aplikasi kepegawaian didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. (Priyanto, 2008).
Secara spesifik tujuan dari pengembangan Simpeg/aplikasi kepegawaian adalah untuk mendukung integritas data, kemudahan pengaksesan, dan kemudahan pengelolaan sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan dan fungsi dalam bidang administrasi kepegawaian yang efektif dan efisien.
Dari aplikasi Simpeg ini kita akan banyak mendapat manfaat seperti pencarian data pegawai dengan mudah dan cepat, untuk membuat laporan sangat mudah dibandingkan dengan secara manual, memudahkan pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian, dapat melihat informasi pegawai secara cepat dan akurat, dapat denga cepat merencenakan kebutuhan pegawai dan masih banyak yang lain.
Apa Itu Feasibility Study ?
Feasibility Study adalah suatu studi yang dilakukan untuk mengevaluasi kelayakan suatu proyek atau usaha yang akan dilakukan, baik dari segi teknis, finansial, maupun sosial (Bhattacharya, 2015). Dalam konteks pengembangan sistem informasi, Feasibility Study dilakukan untuk mengevaluasi kemungkinan suksesnya proyek pengembangan sistem informasi dari berbagai segi, seperti teknis, finansial, dan operasional (Khosravi, 2012). Studi ini melibatkan analisis kebutuhan pengguna, analisis persyaratan sistem, analisis teknologi yang digunakan, dan analisis biaya yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi tersebut.
Apa Kegunaannya ?
Menurut Georgakellos dan Marcis (2009), mengatakan bahwa : “Feasibility studies aim to objectively and rationally uncover the strengths and weaknesses of an existing business or proposed venture, opportunities and threats present in the environment, the resources required to carry through, and ultimately the prospects for success”.
Atau dalam Bahasa “Studi kelayakan bertujuan untuk secara objektif dan rasional mengungkap kekuatan dan kelemahan dari bisnis yang sudah ada atau usaha yang diusulkan, peluang dan ancaman yang ada di lingkungan, sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan, dan akhirnya prospek untuk sukses.”
Tentu memberikan output penting, yang dimana memberi gambaran secara lengkap tentang layak tidaknya suatu kegiatan berdasarkan aspek-aspek yang dianggap perlu, sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dilaksanakannya suatu kegiatan yang bersangkutan.
Untuk mencapai keberhasilan dalam Studi/Pengembangan secara “Layak” atau “Feasibility”, tentu dibutuhkan sebuah “Analysis” dari Studi tersebut. Terdapat 4 analisis secara umum yang digunakan dalam sebuah perusahaan antara lain Technical, Economy, Operational, dan Legal.
Technical Feasibility
Tahapan ini dilakukan untuk menganalisis teknologi yang akan digunakan dalam pengembangan aplikasi kepegawaian, seperti bahasa pemrograman, framework, database, dan infrastruktur. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Ketersediaan tenaga ahli : apakah tersedia tenaga ahli yang memadai untuk mengembangkan aplikasi menggunakan teknologi yang dipilih.
- Ketersediaan sumber daya : apakah tersedia sumber daya hardware dan software yang memadai untuk menjalankan aplikasi.
- Ketergantungan dengan vendor : apakah teknologi yang dipilih memiliki ketergantungan dengan vendor tertentu.
Dalam study case ini, karena perusahaan telah memiliki aplikasi dasar berbasis Microsoft Excel dan Word, maka sangat memungkinkan untuk mengembangkan sistem yang lebih maju. Tim pengembangan harus mempertimbangkan persyaratan dan sumber daya teknis yang diperlukan untuk mengembangkan sistem baru. Penggunaan teknologi seperti database, bahasa pemrograman, dan pengembangan web sangat diperlukan dalam pengembangan aplikasi kepegawaian.
Namun, disisi lain perusahaan perlu mempertimbangkan apakah aplikasi ini masih memadai untuk memenuhi kebutuhan administrasi kepegawaian. Perusahaan juga memiliki dana sebesar Rp. 300.000.000,- untuk pengembangan, sehingga perlu dievaluasi apakah dana tersebut cukup untuk memenuhi kebutuhan teknologi dalam pengembangan aplikasi kepegawaian.
Economic Feasibility
Pengembangan aplikasi kepegawaian membutuhkan biaya yang cukup besar, termasuk biaya pengembangan, biaya pelatihan, biaya pemasaran, dan biaya operasional. Namun, penggunaan aplikasi kepegawaian dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja, sehingga dapat menghemat biaya operasional dalam jangka panjang.
Karena perusahaan telah mengalokasikan Rp. 300.000.000,- untuk pengembangan aplikasi, proyek ini layak secara ekonomi. Tim pengembangan harus mempertimbangkan biaya sumber daya yang diperlukan untuk mengembangkan sistem baru, seperti pengembang, perangkat keras, perangkat lunak, dan pemeliharaan.
Kelayakan ekonomi Aplikasi Kepegawaian/Simpeg juga tinggi karena dapat mengurangi beban kerja departemen SDM, menghemat waktu dan tenaga mereka. Biaya penerapan sistem dapat bervariasi tergantung pada teknologi yang digunakan, namun manfaat sistem dapat melebihi biaya dalam jangka panjang.
Untuk menghitung PV, ROI, BEP, dan NPV dari pengembangan Aplikasi Kepegawaian (Simpeg), kita membutuhkan informasi tambahan seperti estimasi biaya pengembangan, estimasi penghematan biaya, dan estimasi pendapatan dari penggunaan aplikasi tersebut. Karena informasi tersebut tidak disediakan dalam study case, kita akan membuat beberapa asumsi dan estimasi untuk data lain mengenai perhitungan PV, ROI, BEP, dan NPV.
Asumsi dan Estimasi :
Biaya pengembangan: Rp. 300.000.000,-
Estimasi penghematan biaya: Rp. 50.000.000,- per tahun
Pendapatan setiap tahunnya: Rp. 150.000.000,-
Masa pengembalian investasi: 4 tahun
PV dapat dihitung dengan rumus:
PV = FV / (1 + r)^n
Dimana :
FV = Future Value (nilai masa depan)
r = Discount Rate (tingkat diskonto)
n = Jangka waktu
Diketahui FV = Rp. 339.868.665,- (hasil untung dari proyek), r = 10% dan n = 5 tahun, maka:
PV = Rp. 339.868.665 / (1 + 0,1)^5
PV = Rp. 196.158.737,-
ROI dapat dihitung dengan rumus:
ROI = (gain from investment - cost of investment) / cost of investment
Diketahui gain from investment (untung) = Rp. 339.868.665,- dan cost of investment (biaya pengembangan) = Rp. 300.000.000,-, maka :
ROI = (Rp. 339.868.665 - Rp. 300.000.000) / Rp. 300.000.000
ROI = 13,29%
BEP dapat dihitung dengan rumus:
BEP = fixed costs / (price - variable costs)
Diketahui fixed costs (biaya tetap) = Rp. 150.000.000,-, price (harga jual per unit) = Rp. 3.000.000,- dan variable costs (biaya variabel) = Rp. 1.500.000,-, maka :
BEP = Rp. 150.000.000 / (Rp. 3.000.000 - Rp. 1.500.000)
BEP = 100 unit
Artinya, mencapai BEP 100 bulan setelah aplikasi kepegawaian diluncurkan.
NPV dapat dihitung dengan rumus:
NPV = PV - Cost of Investment
Diketahui PV = Rp. 196.158.737,- dan Cost of Investment = Rp. 300.000.000,-, maka:
NPV = Rp. 196.158.737 - Rp. 300.000.000
NPV = -Rp. 103.841.263,-
Dari perhitungan di atas, didapatkan hasil PV sebesar Rp. 196.158.737,-, ROI sebesar 13,29%, BEP sebesar 100 unit, dan NPV sebesar -Rp. 103.841.263,-. Hal ini menunjukkan bahwa meskipun aplikasi kepegawaian layak untuk dikembangkan, namun masih menghasilkan NPV negatif. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan kembali beberapa faktor seperti biaya pengembangan, harga jual, dan biaya variabel agar dapat memperoleh hasil yang lebih optimal dan menguntungkan dalam jangka panjang.
Organizational Feasibility
Organizational feasibility adalah salah satu aspek yang harus dipertimbangkan dalam Feasibility Study. Aspek ini mencakup kemampuan organisasi dalam mengimplementasikan dan menjalankan proyek atau usaha yang direncanakan. Dalam konteks pengembangan aplikasi kepegawaian, organizational feasibility mengacu pada kemampuan organisasi dalam mengelola dan memanfaatkan aplikasi kepegawaian secara efektif dan efisien.
Organizational feasibility dilakukan untuk mengevaluasi kemampuan organisasi dalam mengimplementasikan aplikasi kepegawaian, termasuk ketersediaan sumber daya manusia, infrastruktur teknologi informasi, dan dukungan manajemen dalam pengembangan dan pengoperasian sistem informasi tersebut.
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menganalisis organizational feasibility dari aplikasi kepegawaian meliputi:
1. Ketersediaan sumber daya manusia yang memadai dan memiliki keterampilan yang sesuai untuk mengelola aplikasi kepegawaian.
2. Ketersediaan infrastruktur teknologi informasi yang memadai dan terintegrasi dengan aplikasi kepegawaian, seperti jaringan komputer, server, dan perangkat lunak pendukung.
3. Kesiapan organisasi dalam mengadopsi perubahan teknologi dan proses bisnis yang dihasilkan oleh aplikasi kepegawaian.
4. Ketersediaan anggaran dan dukungan dari manajemen organisasi untuk mengembangkan, memelihara, dan meningkatkan aplikasi kepegawaian.
Dalam melakukan analisis organizational feasibility, perlu dilakukan kajian mendalam tentang kemampuan organisasi dalam mengelola aplikasi kepegawaian, termasuk pengelolaan data, manajemen administrasi kepegawaian, dan penggunaan teknologi informasi secara efektif. Hasil analisis organizational feasibility ini akan membantu organisasi dalam memutuskan apakah pengembangan aplikasi kepegawaian layak untuk dilanjutkan atau tidak.
Dalam konteks pengembangan aplikasi kepegawaian, organizational feasibility sangat penting karena aplikasi ini akan digunakan oleh organisasi atau instansi dalam mengelola data dan kegiatan kepegawaian. Jika organisasi tidak memiliki kemampuan dan dukungan yang cukup, implementasi aplikasi kepegawaian dapat mengalami hambatan dan tidak efektif dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas administrasi kepegawaian.
Kesimpulan
Dari keseluruhan Analisis Feasibility, dapat disimpulkan bahwa aplikasi kepegawaian yang diusulkan layak untuk dikembangkan dan diimplementasikan. Namun, tetap perlu dilakukan evaluasi terus-menerus dan pembaruan aplikasi sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna.
Reference :
[1] Georgakellos, D. A. Marcis, A. M. 2009. Application of the semantic learning approach in the feasibility studies preparation training process. Information Systems Management.
[2] Kasmir, dan Jakfar 2012. Studi Kelayakan Bisnis. Edisi Revisi. Jakarta, Kencana Prenada
[3] Sutojo, S. 2006. Studi Kelayakan Proyek: Konsep, Teknik & Kasus. Cetakan 5. Jakarta: Damar Mulia Pustaka
Comments
Post a Comment